Vous hésitez à déléguer votre accueil téléphonique ? Vous balancez entre stratégie coûteuse ou solution gagnante ? Dans le secteur dynamique de la santé, l’efficience et la qualité de service à l’égard des patients sont primordiales. L’externalisation du standard téléphonique y représente donc une petite révolution. Cette approche consiste à confier la gestion des rendez-vous médicaux à une société ou à une prestataire experte. Dans cet article, explorons les nombreux avantages de cette pratique et découvrons quelques astuces pour en tirer profit !
SOMMAIRE
4 raisons d’externaliser sa permanence téléphonique
5 avantages de cette pratique
2 stratégies clés à adopter
Externaliser sa permanence téléphonique, oui mais pourquoi ?
Vous le savez mieux que personne… Le secteur de la santé est particulièrement exigeant. Voici quelques situations tendues dans lesquelles l’externalisation du standard téléphonique s’avère indispensable :
1. Un support pratique pour les patients chroniques
Suivi régulier, un métier
Si vos patients souffrent de maladies chroniques, ils ont besoin d’un suivi continu. Pour offrir une expérience de qualité, vous pouvez confier la gestion des rendez-vous réguliers à une assistante médicale externalisée.
Accueil sur mesure
Certains de vos patients nécessitent de recevoir des soins spécifiques ? L’accueil téléphonique personnalisé est la stratégie médicale idéale.
2. Des pathologies qui… varient !
De saison
C’est un pic, un cap, une péninsule d’activité ! Les demandes de consultation, lors de certaines périodes, explosent. La solution en cas d’épidémies ? Vous tourner ponctuellement vers une experte de l’accueil téléphonique pour faire face en toute sérénité.
Les campagnes, ça vous gagne
Difficile de gérer les flux d’appels pour les prises de rendez-vous, lors de campagnes de vaccination ou de prévention. Soyez… prévoyants ! 💡
3. Un besoin d’efficience dans les situations d’urgence
Patients déstabilisés, mais bien orientés
Diriger correctement les patients vers le bon service ou le bon interlocuteur, par téléphone, peut faire gagner du temps. Et procurer de l’apaisement !
Gestion de crise (sanitaire)
Nous le savons maintenant, cela n’arrive pas que dans les films. L’impératif ? Répondre efficacement à une patientèle inquiète, en gérant des volumes élevés d’appels et en fournissant des informations vitales.
Confiez-moi votre standard téléphonique pour une réponse professionnelle, rapide et agréable !
4. Des services qui s’agrandissent
Nouvelles offres de soin
Votre établissement médical élargit ses services (nouveaux spécialistes, télémédecine) ? Une gestion adaptée des appels s’impose et peut être très vite rentabilisée.
Multisites
Bien sûr, si vous faites partie d’un groupe médical opérant sur plusieurs sites, vous avez tout intérêt à être stratégique et organisé : autrement dit, à centraliser les prises de rendez-vous et les demandes d’informations.
Optimiser son cabinet : 5 impacts de l’externalisation des rendez-vous médicaux
Cette approche offre de multiples avantages. Elle peut sacrément impacter votre efficacité opérationnelle et votre satisfaction client. Voici pourquoi il est judicieux de considérer cette option :
Recentrez-vous sur l'essentiel
Votre établissement médical élargit ses services (nouveaux spécialistes, télémédecine) ? Une gestion adaptée des appels s’impose et peut être très vite rentabilisée.
Développez votre productivité
Qui dit interruptions moins fréquentes, dit journées plus efficientes… Un calcul à considérer soigneusement !
Gâtez votre patientèle
Un avantage en or ? La diminution des temps d’attente pour les appels entrants. Et une qualité de service particulière, puisque les professionnels sont formés à la gestion des appels.
Choisissez la flexibilité
Une assistante médicale ponctuelle, voilà une solution qui ne manque pas de souplesse ! Cela vous permet d’ajuster le volume d’heures en fonction des besoins fluctuants de votre cabinet.
Optimisez vos dépenses
Nous venons de le voir, vous pouvez contrôler les coûts en adaptant le service à vos besoins. Gardez également en mémoire que, pour un service externalisé, les charges fixes sont réduites !
Booster l’externalisation du standard téléphonique : 2 stratégies clés 🗝
Évitez le mauvais standing pour votre standard
Mélanie Marin, assistante médicale indépendante, vous informe sur les désavantages des plateformes toutes faites qui externalisent la gestion des rendez-vous. Tentantes et nombreuses, elles ont certains inconvénients :
Service impersonnel des plateformes
L’approche « format unique » offre une solution générique qui ne correspond pas toujours aux besoins particuliers de chaque pratique médicale. Le manque de flexibilité, l’expérience uniformisée peuvent affecter les patients. Attention avant de choisir une option standard pour votre standard !
Rigidité des coûts
Entre les structures tarifaires rigides qui limitent l’ajustement des dépenses, les frais d’abonnement mensuels et les coûts cachés, la note peut être salée. Une petite structure proposera une transparence et une souplesse plus sécurisantes !
Vulnérabilité des systèmes
Les pratiques médicales, dans le cas de plateformes externes, peuvent devenir vulnérables aux pannes de système et aux violations de données. Tandis qu’une interlocutrice principale rime avec… confidentialité totale !
Optimisez la prise de rendez-vous médicaux
Protocole de communication
En amont, vous pouvez établir des lignes directrices de communication. L’objectif ? Favoriser l’échange entre l’assistante médicale, le personnel de santé et les patients. La définition des canaux de communication préférés (e-mail, SMS, appels téléphoniques) en est un bon exemple.
Analyse au microscope
Pourquoi ne pas explorer les données collectées ? Taux de show-up, préférences de rendez-vous, temps de réponse sont autant d’indices précieux pour sonder l’efficacité de cette pratique.
En mettant en œuvre ces stratégies, vous pouvez tirer pleinement parti de l’externalisation du standard téléphonique au sein de votre cabinet médical. Pour aller plus loin, découvrez nos astuces pour bien déléguer dans les métiers de la santé.
