Au cœur de l’univers médical, comme au sein de tout autre secteur, le processus de facturation est crucial ! Parfois aussi assez complexe. Le patient n’est pas un client comme les autres… Il peut certes avancer les frais, mais ce n’est pas toujours lui qui s’acquitte de la « douloureuse ». Le véritable défi se situe souvent ailleurs. Il consiste à travailler en bonne intelligence avec les véritables payeurs, les organismes d’assurance maladie. L’objectif de cet article ? Explorer les stratégies clés pour optimiser la facturation des professionnels de la santé !
SOMMAIRE
Une feuille de soins électronique (FSE) efficace
Un paramétrage précis
Un bon logiciel de facturation
Créer un document de bonne facture
Le point de départ pour tout professionnel de la santé ? Éditer une facture en bonne et due forme en respectant les exigences légales du système français. En effet, ce document doit être clair et le plus transparent possible.
Une feuille de soins électronique (FSE) soignée
Pour obtenir un remboursement de dépenses de santé, une feuille de soins électronique (FSE) est émise à la CPAM, qui fait le relais avec la mutuelle. Pour être comprise par les patients et rapidement analysée par les organismes de santé, elle doit faire apparaître des indications précises.
Les coordonnées complètes du médecin
Nom, adresse du cabinet, numéro d’inscription à l’Ordre des médecins ou numéro ADELI pour les psychologues par exemple.
Les informations qui concernent le patient
Nom, prénom, date de naissance, ainsi que la date de la consultation.
Le code de la nomenclature de chaque acte professionnel
Un codage précis est la pierre angulaire d’une facturation réussie ! Pour vous aider, voici un lien vers le site qui répertorie la Classification Commune des Actes Médicaux (CCAM).
Le tarif correspondant
Ce tarif peut concerner une consultation, un soin, une opération effectuée, etc.
Généralement, il n’est pas nécessaire d’inclure le numéro de Sécurité sociale (SSN) dans les factures médicales. Cette pratique présente des risques en matière de confidentialité et de sécurité des données personnelles des patients.
Une feuille de soins électronique transparente
La transparence des soins dispensés est indispensable ! Les dépassements d’honoraires doivent être clairement justifiés et expliqués au patient. Pour lui permettre d’être parfaitement informé, le document doit également comporter :
la partie qui peut être remboursée par la Sécurité sociale ;
la partie qui peut être remboursée par la complémentaire santé.
Bien sûr, toutes les informations du patient notées sur la facture doivent respecter les règles de confidentialité et de protection des données personnelles, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Contactez-moi pour optimiser votre facturation
Relances d’impayés, rapprochement bancaire, mise à jour de dossiers
Gagnez du temps et de l’argent !
Un affichage complémentaire des tarifs
Pour informer le patient des coûts éventuels, les factures et les devis explicites ne suffisent pas. Le site d’Ameli le rappelle : le Code de la santé publique impose à tous les professionnels de santé d’afficher les tarifs de leurs honoraires, au sein du cabinet.
Tarif de la consultation sur place ou d'une visite à domicile
Tarif des majorations de nuit ou le dimanche
Tarif de 5 prestations les plus courantes
Découvrez des conseils en or pour une meilleure gestion du temps dans votre cabinet médical.
Effectuer un paramétrage parfait
Le secret pour une facturation médicale à jour ? Des informations sur les patients… à jour ! Une étape indispensable pour éviter que les remboursements ne soient bloqués ou refusés. Voici nos astuces pour réussir cette mission.
Vérification des remboursements de dépenses de santé
Il s’agit, bien sûr, du premier réflexe à avoir ! Dans l’idéal, l’état des versements doit être contrôlé régulièrement par le professionnel de santé. Listons les statuts qui peuvent engendrer un blocage de fonds et qui doivent donc attirer l’attention :
Rejeté
La demande de remboursement a été refusée. Cela peut venir de vos informations ou de problèmes liés à la couverture d’assurance du patient.
En attente
Cette mention signifie que la demande est en cours de traitement. Certains détails de la facture font peut-être l’objet de vérification. Cela mérite un second contrôle, quelques jours plus tard.
Suspendu
Aucun suspense, ce statut apparaît lorsque le traitement de la demande est temporairement suspendu, en raison d’erreurs administratives.
Retardé
Un statut qui ne doit pas tarder… à vous alerter. Il peut être causé par des problèmes internes à l’organisme de remboursement ou par des erreurs dans la soumission de la facture.
Parfois, la situation comptable d’un cabinet est désastreuse ! C’est pour cette raison que je propose mes services de secrétaire indépendante. En définitive, avec mon rapprochement bancaire minutieux, je fais gagner de l’argent à mes clients ! »
Les erreurs courantes dans le processus de facturation
Il suffit d’un petit grain de sable pour que la machine s’enraye. Les détails font souvent toute la différence, surtout en ce qui concerne les remboursements médicaux. Voici les motifs les plus courants qui peuvent expliquer un blocage et auxquels il faut prêter une grande attention :
des informations incomplètes ou incorrectes sur le patient
Un nom mal orthographié, une erreur dans l’adresse ou dans le numéro de sécurité sociale, l’oubli de la date de naissance du patient suffisent à suspendre un versement.
des erreurs dans les codes d'actes médicaux
Chaque acte médical doit être codé précisément selon les normes en vigueur.
des justificatifs manquants
Dans certains cas, la Sécurité sociale ou la mutuelle peut demander des justificatifs supplémentaires pour approuver une demande de remboursement.
des dépassements d'honoraires qui n'ont pas été approuvés
Les dépassements doivent être justifiés et acceptés par la mutuelle. Dans le cas contraire, le processus risque d’être paralysé.
Erreur dans la transmission électronique
Un problème qui peut venir du format de la facture, par exemple.
Droits de couverture expirés
Aucune responsabilité de la part du professionnel ! Si les droits à l’assurance maladie du patient ne sont pas à jour ou si la mutuelle n’est plus valide, les remboursements seront également refusés de façon temporaire.
Choisir un bon logiciel
pour optimiser la facturation des professionnels de la santé
Sélectionner un support performant est, bien sûr, essentiel. Voici deux logiciels de facturation que vous pouvez utiliser dans le secteur médical.
Kareo Billing
➕ Les plus : interface intuitive et excellente personnalisation des fonctionnalités selon les besoins spécifiques de la pratique. Pratique ! D’autres modules Kareo sont disponibles, notamment pour la gestion des dossiers médicaux.
➖ Les moins : à noter que certains utilisateurs rapportent des délais de réponse un peu longs de l’assistance technique.
DrChrono
➕ Les plus : un support tout-en-un qui intègre la facturation, la gestion des dossiers médicaux électroniques et la planification.La fonctionnalité mobile est, d’après certaines sources, excellente.
➖ Les moins : le coût peut sembler un peu élevé pour de petits cabinets.
Vous l’avez compris… Optimiser la facturation des professionnels de la santé rime avec quelques réflexes : une feuille de soins électronique (FSE) en bonne et due forme, un paramétrage minutieux ainsi qu’un logiciel performant. Mais pour la relance des impayés, la solution la plus efficace est bien entendu de faire appel à une secrétaire médicale indépendante ! Un gain de temps et d’argent.
