C’est sûr… En tant que professionnel de la santé, vous ne manquez pas de responsabilités ! Chaque jour, les défis s’enchaînent : diagnostic, choix des traitements, respect de la confidentialité, gestion des situations d’urgence et des aspects administratifs comme la tenue de dossiers médicaux partagés. Une organisation soigneuse s’impose. Mais comment bien déléguer dans les métiers de la santé ? Voici justement de précieuses stratégies pour un transfert de compétences réussi !
SOMMAIRE
1. Pourquoi déléguer fait-il peur ?
2. Quels sont les avantages ?
3. Quelles questions avant de déléguer ?
4. Comment recruter la perle rare ?
5. Comment transmettre le bon message ?
Déléguer dans les métiers de la santé | Entre crainte et urgence absolue 🆘
Pourquoi déléguer vous effraie-t-il ?
Que vous soyez médecin, infirmier(ère) ou gestionnaire de clinique, vous devez prendre, constamment, des décisions essentielles. Ces nombreux arbitrages peuvent impacter le bien-être de vos patients. Difficile, donc, de transmettre le flambeau !
Vous avez tendance à penser que former une personne vous fera perdre du temps plutôt qu’en gagner ;
Vous redoutez de confier des responsabilités à quelqu’un et doutez, d’une certaine façon, de sa compétence ;
Vous craignez, d’une certaine façon, de perdre le contrôle.
Un appui essentiel pour vous ?
Dans vos métiers ultras exigeants, il est indispensable de faire confiance à votre équipe ! Voire de la développer en recrutant un ou une assistant(e) afin :
De vous soulager en cas d’urgence ;
De vous assister au quotidien pour les tâches administratives qui ne relèvent pas de votre expertise principale ;
D’optimiser votre temps, si certaines tâches peuvent être effectuées de manière plus rapide ;
De vous consacrer davantage à votre patientèle ou à des projets de grande ampleur.
Déléguez votre activité avec efficacité ! Confiez-moi la gestion de votre cabinet médical à distance.
Les autres avantages de la délégation ?
C’est une excellente façon d’offrir des opportunités d’apprentissage à votre équipe ;
Cela permet de découvrir de nouveaux modèles d’organisation auxquels vous n’auriez peut-être pas songé.
Sonder son activité pour mieux déléguer
Posez-vous les bonnes questions :
Accueillez-vous physiquement vos patients ? Ont-ils besoin d’être tranquillisés, renseignés ou guidés le cas échéant ?
Arrivez-vous à prendre les appels sans que cela nuise à vos consultations ? Le répondeur ne freine-t-il pas certains interlocuteurs ?
Parvenez-vous, toujours, à planifier vos rendez-vous avec efficacité ?
Réussissez-vous à définir les priorités et faire face aux urgences ? Votre cabinet gagnerait-il en performance et en rentabilité grâce à une meilleure gestion ?
Avez-vous un besoin régulier ou ponctuel ? Découvrez les 5 avantages de recruter une assistante médicale indépendante pour faire le meilleur choix.
Assurez-vous toujours un suivi administratif (mise à jour de fiche patient ou création de dossier de prise en charge) ?
Avez-vous le temps de relancer les factures impayées ? Finalement, serait-il plus rentable d’engager quelqu’un pour s’en charger ?
Recruter la perle rare | Top 5 des qualités essentielles d’une assistante médicale
Mélanie Marin, secrétaire médicale à distance, liste les 5 qualités indispensables pour exercer ce métier et poser les bonnes questions en entretien :
Être une bonne communicante-souriante
Voilà qui est crucial ! Il faut pouvoir s’exprimer efficacement avec les patients, les médecins et les autres professionnels de santé. Ce qui inclut l’écoute active et la capacité à faire preuve d’empathie.
Savoir anticiper et lire dans les pensées !
Une bonne secrétaire doit être mi-télépathe, mi-médium. 😊 Elle a le don de deviner les besoins des uns et des autres, sans jamais avoir peur de prendre des initiatives.
Être organisée et se transformer en véritable fée médicale !
Une assistante doit être capable de gérer de multiples tâches simultanément, tout en maintenant un ordre impeccable.
Être en mesure de gérer le stress pour une patientèle plus zen !
Dans la santé, les situations d’urgence ne manquent pas… Accompagner les médecins comme le public dans cet environnement parfois anxiogène est un défi passionnant !
Respecter la confidentialité pour un secret… bien gardé !
Transmettre le bon message | La clé d’une délégation réussie
Adoptez les bons réflexes
Pour que la transmission soit assurée, il est préférable d’adopter de bons réflexes :
Communiquer de façon précise
Il est important de fournir des instructions claires et de s’assurer que la personne à qui vous confiez des tâches comprend bien ses responsabilités. Prenez le temps de discuter des objectifs et des échéances.
Favoriser l'autonomie tout en restant disponible
Pour cela, vous pouvez fixer un point régulier chaque jour en demandant à votre assistante de noter et de regrouper ses interrogations.
Pensez formation !
Votre secrétaire médicale a besoin de se perfectionner ? Voici cinq idées de formations qui peuvent être bénéfiques pour elle et pour vous :
Les dossiers médicaux électroniques
Des initiations sur les derniers logiciels et systèmes de gestion de dossiers médicaux électroniques.
La communication avec les patients
Des programmes ciblés, par exemple, sur la gestion des appels difficiles et la communication interculturelle.
La gestion du stress et des situations d'urgence
Des outils pour garder son calme, rassurer le patient ou découvrir les premiers gestes de secours.
La confidentialité et conformité réglementaire
Des clés pour approfondir les connaissances en matière de RGPD.
Mettez en place un système de feedback
La mise en place d’un système de feedback régulier est importante pour évaluer l’efficacité du processus ! Cela permet aussi d’identifier les domaines d’amélioration.
Nous espérons que ces astuces vous aideront à déléguer avec efficacité dans les métiers de la santé. Pour faire le plein de conseils, découvrez Mélanie Marin sur Linkedin !
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